Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’expliquer de manière claire et transparente comment DGB Alliance SAS, exerçant son activité de recouvrement de créances sous le nom commercial RECOVIA et exploitant la plateforme StopImpayes.app, collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel.

Elle concerne notamment les données relatives :

• aux utilisateurs et Clients de StopImpayes.app ;
• aux représentants, collaborateurs ou contacts des Clients ;
• aux Créanciers ;
• aux Débiteurs ;
• aux personnes intervenant dans un Dossier ;
• aux prospects ;
• aux personnes contactant RECOVIA ;
• ainsi qu’aux visiteurs de StopImpayes.app.

RECOVIA attache une importance particulière à la confidentialité et à la sécurité des informations qui lui sont confiées.

Les traitements de données personnelles sont réalisés conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit « RGPD », à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et aux autres dispositions applicables en matière de protection des données personnelles.

Le responsable des traitements décrits dans la présente Politique est :

DGB ALLIANCE SAS
Nom commercial : RECOVIA
Marque et plateforme : StopImpayes.app
Société par actions simplifiée au capital de 10 000 euros

Siège social :
99, avenue Achille Peretti
92200 Neuilly-sur-Seine
RCS Nanterre
SIREN : 106 321 672
Téléphone : 01 75 43 88 22
Courriel : contact@dgb-alliance.fr

Pour toute question concernant la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter RECOVIA aux coordonnées ci-dessus.

RECOVIA peut traiter des données personnelles notamment lorsque :

• vous consultez StopImpayes.app ;
• vous créez un compte ;
• vous demandez des informations ;
• vous devenez Client de RECOVIA ;
• vous transmettez une Créance à recouvrer ;
• vous ajoutez des documents ou informations dans un Dossier ;
• vous échangez avec RECOVIA ;
• vous effectuez ou recevez un paiement ;
• vous êtes débiteur d’une Créance confiée à RECOVIA ;
• vous êtes représentant, collaborateur ou interlocuteur d’un Client ou d’un Débiteur ;
• vous formulez une réclamation ;
• vous exercez un droit relatif à vos données personnelles ;
• ou lorsque RECOVIA doit traiter des informations pour respecter une obligation légale ou réglementaire.

Lorsque vous créez un compte ou utilisez les services de RECOVIA, nous pouvons notamment traiter les catégories de données suivantes.

Données d’identification

• nom ;
• prénom ;
• civilité ;
• date de naissance lorsque celle-ci est nécessaire ;
• identité de l’entreprise ou de l’organisation ;
• fonction ;
• qualité du représentant ;
• numéro SIREN ou autres informations d’identification professionnelle ;
• documents permettant de vérifier l’identité ou les pouvoirs d’un représentant lorsque cette vérification est nécessaire.

Coordonnées

• adresse postale ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• coordonnées professionnelles.

Informations relatives au compte StopImpayes.app

• identifiant du compte ;
• historique de connexion ;
• actions réalisées depuis l’espace Client ;
• préférences du compte ;
• historique des Dossiers ;
• échanges avec RECOVIA.

Données contractuelles

• date d’acceptation des Conditions Générales ;
• version des Conditions Générales acceptée ;
• informations relatives à la Convention de recouvrement ;
• conditions tarifaires applicables ;
• instructions données à RECOVIA ;
• historique de la relation contractuelle.

Données financières

Selon les services utilisés :

• coordonnées bancaires ;
• IBAN ;
• informations relatives aux règlements ;
• factures ;
• commissions ;
• montants encaissés et reversés ;
• historique financier relatif aux Dossiers.

Données relatives aux Créances

Les Clients peuvent transmettre notamment :

• factures ;
• devis ;
• contrats ;
• bons de commande ;
• bons de livraison ;
• reconnaissances de dette ;
• échanges avec leurs débiteurs ;
• justificatifs de prestations ;
• mises en demeure ;
• informations relatives aux paiements ;
• et, plus généralement, les documents nécessaires au traitement de la Créance.

Les données relatives aux Clients peuvent être utilisées pour les finalités suivantes :

Création et gestion du compte StopImpayes.app

Afin de permettre la création du compte, son authentification, son utilisation et sa sécurisation.

Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.

Conclusion et gestion de la relation contractuelle

Afin de gérer la Convention conclue avec RECOVIA, les Dossiers transmis, les instructions du Client et les prestations réalisées.

Base juridique : exécution du contrat.

Recouvrement des Créances confiées

Afin de permettre l’analyse des Dossiers, les démarches amiables, les négociations, le suivi des paiements et, le cas échéant, l’orientation vers des procédures complémentaires.

Base juridique : exécution du contrat et intérêts légitimes de RECOVIA et du Créancier à obtenir le paiement des Créances qui lui sont dues.

Encaissement et reversement des fonds

Afin d’identifier les paiements reçus, les affecter aux Dossiers correspondants, calculer les commissions et reverser les fonds aux Créanciers.

Base juridique : exécution du contrat et respect des obligations légales applicables à l’activité de recouvrement.

Facturation et comptabilité

Afin d’établir les factures, tenir la comptabilité et conserver les documents requis.

Base juridique : obligation légale.

Prévention de la fraude et sécurité

Afin de détecter les utilisations frauduleuses, protéger les comptes, sécuriser les transactions et protéger les systèmes informatiques de RECOVIA.

Base juridique : intérêt légitime de RECOVIA à assurer la sécurité de ses services et prévenir la fraude.

Gestion des réclamations et contentieux

Afin de répondre aux réclamations, conserver les éléments nécessaires à la preuve des relations contractuelles et assurer la défense des droits de RECOVIA.

Base juridique : intérêt légitime de RECOVIA à constater, exercer ou défendre ses droits.

RECOVIA est une société exerçant une activité de recouvrement de créances pour le compte de tiers.

Dans ce cadre, un Client peut confier à RECOVIA une Créance dont vous êtes désigné comme Débiteur et lui transmettre les données nécessaires à son traitement.

RECOVIA n’obtient donc pas nécessairement vos données directement auprès de vous.

Ces données peuvent notamment provenir :

• du Créancier ;
• des documents justificatifs de la Créance ;
• des échanges intervenus entre le Créancier et le Débiteur ;
• des informations que vous communiquez directement à RECOVIA ;
• des professionnels légalement amenés à intervenir dans le Dossier ;
• et, lorsque cela est légalement permis et nécessaire, de sources accessibles au public.

RECOVIA peut compléter ou rectifier les informations du Dossier au cours de son traitement.

Selon la nature de la Créance et les informations nécessaires au recouvrement, RECOVIA peut notamment traiter :

Données d’identification

• nom ;
• prénom ;
• dénomination professionnelle ;
• identité du représentant d’une société ;
• date de naissance lorsqu’elle est nécessaire à l’identification ;
• autres éléments permettant d’identifier sans ambiguïté la personne concernée.

Coordonnées

• adresse postale ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• coordonnées professionnelles ;
• adresse communiquée dans le cadre de la relation ayant donné naissance à la Créance.

Informations relatives à la Créance

• identité du Créancier ;
• nature de la Créance ;
• origine de la dette ;
• références de facture ou de contrat ;
• montant du principal ;
• intérêts ;
• pénalités ;
• indemnités ;
• date d’exigibilité ;
• historique des paiements ;
• sommes restant dues ;
• échéanciers éventuels.

Documents justificatifs

Selon le Dossier :

• factures ;
• contrats ;
• devis ;
• commandes ;
• justificatifs de livraison ou de prestation ;
• correspondances ;
• reconnaissances de dette ;
• mises en demeure ;
• décisions judiciaires lorsqu’elles existent ;
• et autres pièces nécessaires au traitement du Dossier.

Données relatives aux démarches de recouvrement

• dates et moyens de contact ;
• courriers adressés ;
• emails ;
• compte rendu des échanges ;
• réponses et observations du Débiteur ;
• contestations ;
• propositions de paiement ;
• engagements pris ;
• échéanciers ;
• incidents de paiement ;
• historique du Dossier.

Données financières

Lorsque cela est nécessaire :

• montants payés ;
• dates de paiement ;
• moyen de paiement utilisé ;
• références permettant d’affecter le règlement ;
• informations bancaires strictement nécessaires au traitement d’un règlement.

Les données relatives aux Débiteurs sont principalement traitées afin de :

• identifier correctement le Débiteur ;
• identifier et documenter la Créance ;
• prendre contact avec le Débiteur ;
• lui communiquer les informations légalement requises ;
• solliciter le règlement de la Créance ;
• recueillir ses observations ;
• traiter une contestation ;
• négocier les modalités de paiement ;
• mettre en place et suivre un échéancier ;
• enregistrer les paiements ;
• délivrer les justificatifs correspondants ;
• informer le Créancier de l’évolution du Dossier ;
• prévenir les erreurs, fraudes ou confusions d’identité ;
• conserver la preuve des diligences réalisées ;
• assurer la défense des droits des personnes concernées en cas de contestation ou de contentieux ;
• respecter les obligations légales et réglementaires applicables à RECOVIA.

Ces traitements reposent principalement sur l’intérêt légitime du Créancier à obtenir le paiement d’une Créance dont il estime être titulaire et sur l’intérêt légitime de RECOVIA à exécuter la mission de recouvrement qui lui a été confiée, ainsi que, selon les opérations concernées, sur les obligations légales auxquelles RECOVIA est soumise.

Le traitement des données d’un Débiteur dans le cadre du recouvrement d’une Créance ne repose donc pas nécessairement sur son consentement.

Le traitement de données par RECOVIA ne signifie pas que RECOVIA aurait elle-même juridiquement constaté l’existence définitive de la Créance.

Lorsque vous contestez une Créance, cette contestation peut être enregistrée dans le Dossier et communiquée au Créancier afin qu’elle puisse être examinée.

Vous pouvez transmettre à RECOVIA les éléments permettant d’expliquer ou de justifier votre contestation.

L’exercice des droits relatifs aux données personnelles est distinct d’une contestation portant sur l’existence ou le montant de la Créance elle-même.

Lorsque vous contactez RECOVIA ou remplissez un formulaire, nous pouvons collecter notamment :

• votre identité ;
• vos coordonnées ;
• votre entreprise ;
• le motif de votre demande ;
• le contenu de vos échanges.

Ces informations sont utilisées afin de répondre à votre demande et d’assurer son suivi.

Base juridique : mesures précontractuelles, exécution contractuelle ou intérêt légitime de RECOVIA à répondre aux demandes qui lui sont adressées.

RECOVIA peut utiliser les coordonnées de ses Clients ou prospects afin de leur présenter ses services lorsque les conditions légales le permettent.

Lorsque le consentement est juridiquement requis, la prospection n’est effectuée qu’après obtention de celui-ci.

Toute personne peut s’opposer à la réception de communications commerciales selon les modalités indiquées dans les messages reçus ou en contactant RECOVIA.

RECOVIA n’utilise pas les données relatives aux Débiteurs obtenues exclusivement dans le cadre d’un Dossier de recouvrement afin de leur adresser des offres commerciales sans rapport avec le traitement de leur Dossier.

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes ayant besoin d’en connaître pour l’exercice de leurs missions.

Selon le traitement concerné, elles peuvent notamment être accessibles :

• aux collaborateurs et personnes habilitées de RECOVIA ;
• au Créancier concerné par le Dossier ;
• aux prestataires informatiques et d’hébergement ;
• aux prestataires participant au fonctionnement de StopImpayes.app ;
• aux prestataires de communication ou télécommunication utilisés pour contacter les personnes concernées ;
• aux établissements bancaires et prestataires de paiement ;
• aux prestataires comptables ;
• aux conseils de RECOVIA ;
• aux Commissaires de justice ;
• aux avocats ;
• aux juridictions ;
• aux mandataires ou administrateurs judiciaires ;
• et aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’impose ou les autorise à obtenir ces informations.

Les prestataires traitant des données pour le compte de RECOVIA sont soumis à des obligations contractuelles relatives notamment à leur confidentialité, leur sécurité et au respect de la réglementation applicable.

RECOVIA ne vend pas les données personnelles des Clients ou des Débiteurs.

Lorsqu’une Créance nécessite le recours à une procédure judiciaire ou à une mesure nécessitant l’intervention d’un professionnel habilité, certaines informations du Dossier peuvent être transmises notamment :

• à un Commissaire de justice ;
• à un avocat ;
• à une juridiction ;
• à un greffe ;
• ou à tout autre professionnel ou organisme légalement compétent.

Seules les données nécessaires à la mission concernée sont transmises.

RECOVIA ne conserve pas les données personnelles indéfiniment.

Elles sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées puis, lorsque cela est nécessaire, archivées pendant les délais permettant de satisfaire aux obligations légales ou de défendre les droits de RECOVIA, du Client ou des personnes concernées.

Les données nécessaires à la gestion courante du compte sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle.

À la cessation de la relation, les données nécessaires à la gestion d’éventuelles réclamations, obligations légales ou contentieux peuvent être conservées en archivage intermédiaire pendant la durée nécessaire à ces finalités.

Les données relatives aux Créances et aux démarches de recouvrement sont conservées en base active pendant la durée du traitement du Dossier.

Après la clôture du Dossier, seules les données nécessaires peuvent être conservées en archivage intermédiaire afin notamment :

• de répondre aux obligations légales et réglementaires de RECOVIA ;
• de gérer une éventuelle réclamation ;
• d’établir la preuve des diligences accomplies ;
• ou de permettre la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

La durée précise peut varier selon la nature des informations, de la Créance et des obligations applicables.

Les factures et documents comptables sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation comptable et fiscale applicable.

Les données utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée conforme aux recommandations et dispositions applicables, à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de la personne concernée.

Les informations permettant de traiter et de justifier le traitement d’une demande d’exercice de droits peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de la demande puis à la preuve du respect des obligations de RECOVIA.

RECOVIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques présentés par les traitements réalisés.

Ces mesures visent notamment à protéger les données contre :

• l’accès non autorisé ;
• la divulgation ;
• l’altération ;
• la perte ;
• la destruction ;
• l’utilisation frauduleuse ;
• ou tout autre traitement illicite.

Selon les traitements et les systèmes concernés, ces mesures peuvent notamment comprendre :

• contrôle des accès ;
• gestion des habilitations ;
• authentification ;
• journalisation de certaines opérations ;
• sauvegardes ;
• sécurisation des communications ;
• mesures de protection des postes et serveurs ;
• procédures internes ;
• sensibilisation des personnes ayant accès aux données.

L’accès aux Dossiers de recouvrement est limité aux personnes ayant besoin d’en connaître.

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, RECOVIA met en œuvre les procédures prévues par le RGPD.

Lorsque les conditions légales sont réunies, la violation est notifiée à la CNIL et les personnes concernées sont informées.

RECOVIA privilégie, lorsque cela est possible, des prestataires permettant un traitement des données au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Certains prestataires techniques peuvent toutefois être établis ou traiter certaines données depuis un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert existe, RECOVIA veille à ce qu’il repose sur un mécanisme prévu par le RGPD, notamment :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• ou tout autre mécanisme de transfert légalement reconnu.

Des mesures complémentaires peuvent être mises en œuvre lorsqu’elles sont nécessaires.

Toute personne concernée peut demander davantage d’informations sur les garanties applicables aux transferts qui la concernent.

Selon la nature du traitement et sa base juridique, vous pouvez disposer notamment :

Du droit d’accès

Vous pouvez demander si RECOVIA traite des données vous concernant et obtenir l’accès aux données dans les conditions prévues par la réglementation.

Du droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

Du droit à l’effacement

Vous pouvez demander l’effacement de certaines données lorsque les conditions prévues par la réglementation sont remplies.

Le droit à l’effacement n’est cependant pas absolu. RECOVIA peut notamment devoir conserver certaines données pour respecter une obligation légale ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Du droit à la limitation

Vous pouvez demander la limitation temporaire de certains traitements lorsque les conditions légales sont réunies.

Du droit d’opposition

Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous opposer au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière.

RECOVIA peut toutefois poursuivre le traitement lorsqu’il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés ou lorsque les données sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Du droit à la portabilité

Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vous pouvez obtenir certaines données dans un format structuré et lisible par machine ou demander leur transmission à un autre organisme.

Du droit de retirer votre consentement

Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Ce retrait n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant son retrait.

Du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

Lorsque la législation française le prévoit, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.

Vous pouvez exercer vos droits auprès de :

RECOVIA – Protection des données personnelles
DGB Alliance SAS
99, avenue Achille Peretti
92200 Neuilly-sur-Seine
Courriel : contact@dgb-alliance.fr

Votre demande doit permettre à RECOVIA de vous identifier suffisamment et de comprendre précisément le droit que vous souhaitez exercer.

Lorsque RECOVIA a un doute raisonnable concernant votre identité, des informations complémentaires strictement nécessaires à sa vérification peuvent être demandées.

RECOVIA répond aux demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Si vous estimez, après avoir contacté RECOVIA, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez adresser une réclamation à la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr (à valider)

Vous pouvez effectuer cette démarche directement auprès de la CNIL selon les modalités proposées sur son site internet.

Les coordonnées postales de la CNIL ne figuraient pas dans le document transmis par l’éditeur : elles sont reprises des informations publiques de l’autorité et restent à confirmer.

Lorsqu’un Dossier est transmis à RECOVIA par un Créancier, les données du Débiteur sont généralement obtenues indirectement.

RECOVIA veille en conséquence à informer la personne concernée du traitement de ses données dans les conditions prévues par la réglementation.

Cette information peut notamment être communiquée :

• dans le premier courrier de recouvrement ;
• dans le premier courrier électronique adressé au Débiteur ;
• au moyen d’un lien vers la présente Politique ;
• ou par tout autre moyen permettant une information claire et accessible.

Cette information précise notamment l’identité de RECOVIA, l’origine générale des données, les finalités du traitement et les modalités d’exercice des droits.

Lorsqu’elles n’ont pas été directement recueillies auprès du Débiteur, les données peuvent notamment provenir :

• du Créancier ayant confié la Créance à RECOVIA ;
• des pièces justificatives relatives à la Créance ;
• des personnes légalement impliquées dans le traitement du Dossier ;
• et, lorsque cela est légalement justifié, de sources accessibles au public.

Le Débiteur peut demander à RECOVIA des informations complémentaires sur l’origine des données le concernant dans les limites prévues par la réglementation.

StopImpayes.app peut utiliser des cookies ou autres traceurs nécessaires à son fonctionnement, notamment pour :

• permettre l’authentification ;
• maintenir une session ;
• sécuriser l’accès au compte ;
• conserver certains choix techniques ;
• assurer le fonctionnement des fonctionnalités essentielles.

Ces traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent être utilisés sans consentement lorsqu’ils répondent aux conditions prévues par la réglementation.

D’autres traceurs, notamment de mesure d’audience, publicitaires ou liés à des services tiers, ne sont utilisés qu’après recueil du consentement lorsqu’un tel consentement est requis.

Le détail des cookies utilisés, leurs finalités, leurs fournisseurs et leur durée est présenté dans le présent article.

La plateforme n’utilise à ce jour que les traceurs strictement nécessaires décrits ci-dessus, pour lesquels un gestionnaire de consentement n’est pas requis.

Sauf information contraire expressément communiquée à la personne concernée, RECOVIA ne prend pas à l’égard des Clients ou Débiteurs de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou les affectant de manière significative au sens de l’article 22 du RGPD.

Des outils informatiques peuvent être utilisés afin d’organiser les Dossiers, programmer des tâches, faciliter leur traitement ou assister les collaborateurs de RECOVIA.

Ces outils n’ont pas pour objet de remplacer, lorsqu’elle est nécessaire, l’intervention humaine dans l’appréciation d’un Dossier.

RECOVIA peut modifier la présente Politique afin notamment de tenir compte :

• d’une évolution de ses services ;
• d’une modification de ses traitements ;
• d’une évolution réglementaire ;
• d’une évolution technique ;
• ou d’un changement de prestataire.

La version en vigueur est celle accessible sur StopImpayes.app.

En cas de modification substantielle affectant de manière significative le traitement des données, RECOVIA prend les mesures appropriées pour en informer les personnes concernées lorsque cela est nécessaire.

Pour toute question relative à la présente Politique ou au traitement de vos données personnelles :

RECOVIA – DGB Alliance SAS
99, avenue Achille Peretti
92200 Neuilly-sur-Seine
Téléphone : 01 75 43 88 22
Courriel : contact@dgb-alliance.fr